Инструкция определяющая порядок работы с кадровыми документами

Важно: пособие составлено до реформы отчётности 2023 года. Описанные процедуры по Трудовому кодексу актуальны, но упоминаемые в нём форма СЗВ-ТД, справка 2-НДФЛ, справка 182н, Пенсионный фонд и ФСС заменены: сведения о кадровых мероприятиях подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1, вместо 2-НДФЛ выдаётся справка о доходах (приложение № 1 к 6-НДФЛ), справка 182н отменена с 01.01.2023. Ссылки на статьи 212 и 213 ТК РФ читайте как статьи 214, 215 и 220 ТК РФ (редакция с 01.03.2022).

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.
Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.
Кроме того, Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач.
В Инструкции утверждаются:
- перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
- шаблоны всех документов по личному составу;
- очередность оформления;
- порядок прохождения внутри организации.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.