Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Данная форма включает 13 граф. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек составляет 75 лет (ст. 695 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.). Основные правила учета трудовых книжек оговорены в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и хранения и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003года № 225 « О трудовых книжках» (далее – правила) П. 40 Правил «С целью учета трудовых книжек, а так же бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Формы книг утверждаются Министерством труа и социальной защиты Российской Федерации. П. 41 Правил. «В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерской организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расхождением бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого банка». В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется сотрудником организации, оформляющим и прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые при поступлении на работу от работников, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка. Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, так как он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью или опломбированы. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек П. 45 Правил Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом(распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации» Кто должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В п.40 Правил говорится о работодателях, а не об организациях. Поэтому индивидуальному предпринимателю, как и любому другому работодателю, следует вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в установленном законом порядке. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки на каждого своего работника, проработавшего свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для работника основной. Согласно п.40 Правил « с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Кто ведет книгу учета движений трудовых книжек и вкладышей в них Согласно п.41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При этом следует отметить, что в ст.66 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В этом случае обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них прописывают в трудовом договоре с работником в должностной инструкции. В маленьких компаниях, где нет кадровой службы, обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагаются на бухгалтера, главного бухгалтера или эту книгу может вести сам руководитель. Согласно п.45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, тот приказ он издает в отношении себя. Требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 1. Книга должна быть пронумерована. 2. Книга должна быть прошнурована. 3. Книга должна быть заверена подписью руководителя организации (п.41 заверение подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателям, а не другого уполномоченного лица). 4. Книга должна быть скреплена сургучной печатью или опломбирована. 5. Форма книги должна строго соответствовать утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69